Stüdyo arşivi: klasör isimlendirme ve hızlı bulma sistemi

Telefon çalar, karşınızdaki kişi "2019'da bizim düğünü siz çekmiştiniz, bir kare lazım" der. O anda arşivde dolanmaya başlıyorsanız sorun diskte değil, isimlendirmede. Bu yazıda tarih-müşteri-çekim türü mantığıyla kurduğum klasör standardını, klasör içi sabit alt yapıyı ve eski arşivi geriye dönük düzeltme yöntemini anlatıyorum. Amaç net: adını hatırladığınız her işi on saniyenin altında açabilmek.

Arşivde kaybolmanın gerçek sebebi

Yirmi yılda bende üç ayrı isimlendirme dönemi oldu. İlk yıllarda klasörler "ayşe düğün", "ayşe düğün son", "ayşe düğün son2" diye gidiyordu. Sonra tarih eklemeye başladım ama kimi zaman 12.06.2013, kimi zaman 2013-06-12, kimi zaman sadece "haziran" yazdım. Disk büyüdükçe bu tutarsızlık katlanarak ceza olarak geri döndü.

Sebep şu: bilgisayar klasörün içinde ne olduğunu bilmez, sadece adını bilir. Fotoğrafın kendisinde yüz de olsa, gelinlik de olsa, sizin için arama yapılabilir tek veri klasör adıdır. Dolayısıyla klasör adı bir etikettir; ne kadar tahmin edilebilir yazarsanız o kadar kolay bulunur. "Tahmin edilebilir" kelimesinin altını çiziyorum, çünkü beş yıl sonra aradığınızda aklınıza gelen kelimeyi yazacaksınız. O kelime klasör adında yoksa arama size bir şey getirmez.

İkinci sebep de klasör içlerinin her işte farklı olması. Birinde "seçilenler", ötekinde "müşteri seçimi", bir başkasında "son hali" adında klasör varsa, doğru klasörü bulsanız bile içinde yine dolaşırsınız.

Tek satırlık standart: tarih_müşteri_tür

Bende her iş klasörünün adı şu kalıpta:

YYYY-AA-GG_MusteriAdi_CekimTuru

Örnek: 2024-08-17_AyseKaya-MehmetKaya_Dugun

Üç parçanın da sebebi var:

• Tarih başta ve yıl-ay-gün sırasıyla. Böylece klasörler ada göre sıralandığında kendiliğinden kronolojik dizilir. 17.08.2024 yazarsanız sıralama ayın gününe göre bozulur.
• Müşteri adı ortada. Arama yaparken en çok kullandığınız kelime bu olacak.
• Çekim türü sonda: Dugun, Nisan, Kina, Vesikalik, Yenidogan, DisCekim, Kurumsal, Mezuniyet gibi kısa ve sabit bir liste. Sabit derken gerçekten sabit: "DışÇekim", "dis cekim", "Dış Çekim" üçü ayrı kelimedir, arama hepsini bulmaz.

Boşluk yerine alt çizgi ve tire kullanıyorum, klasör adında Türkçe karakter yazmıyorum. Bunun tek sebebi estetik değil; harici disk, ağ paylaşımı, yedek yazılımı ve bazı baskı laboratuvarı sistemleri Türkçe karakterle ara ara tökezliyor. Klasör adında "Ayse", müşteri kartında "Ayşe" yazması kimseyi rahatsız etmiyor.

Çift isim varsa gelin ve damadı tire ile birleştiriyorum. Soyadı aynıysa iki kez yazmıyorum: AyseKaya-Mehmet gibi. Kurumsal işlerde kişi değil kurum adı: 2023-10-04_AtakumAnadoluLisesi_TopluVesikalik.

Klasörün içi her işte aynı olmalı

Adı bulduğunuzda içeride de kaybolmamak için beş klasörlük sabit bir iskelet kullanıyorum. Numaralı olmalarının sebebi sıralamanın bozulmaması:

• 01_RAW — karttan boşaltılan ham dosyalar, hiç dokunulmaz
• 02_SECIM — ayıklamadan geçmiş, işlenecek kareler
• 03_DUZENLI — renk ve rötuş yapılmış yüksek çözünürlüklü çıktılar
• 04_TESLIM — müşteriye giden JPEG'ler ve varsa web boyutları
• 05_ALBUM — albüm tasarım dosyası, baskıya giden sayfalar, onaylı PDF

Video da varsa 06_VIDEO diye altıncıyı ekliyorum. Bu iskeleti bir kere boş klasör olarak hazırlayıp bir yere koydum; yeni iş açarken kopyalayıp adını değiştiriyorum, on saniye sürüyor. Beş yıl sonra o klasörü açan kişi 04_TESLIM'in içinde ne bulacağını bilir, bu tek başına çok şey.

Bir de not dosyası tutuyorum: klasörün kökünde bilgi.txt. İçinde çekim yeri, salon adı, varsa ikinci fotoğrafçı, teslim tarihi ve özel bir durum varsa bir iki satır. Metin dosyasının içi arama tarafından da okunabildiği için "Sahil Düğün Salonu" diye arattığımda o işi bulabiliyorum.

Aramayı gerçekten on saniyeye indiren şey

İsimlendirme düzgünse geriye tek şey kalıyor: aramanın hızlı olması. Windows'un kendi aramasıyla 40 TB'lık bir arşivde ad aramak bekleme ekranına dönüşebiliyor; bunun sebeplerini ve dizin mantığını bilgisayarda dosya aramanın neden yavaşladığı yazısında ayrıca anlattım. Ben kendi stüdyomda dosya adını yazar yazmaz sonucu getiren Stüdyo Ara tarzı bir dizin tabanlı arama kullanıyorum; "kaya dugun" yazdığımda 2024'teki de 2016'daki da aynı anda önüme geliyor, tarihe bakıp doğru olanı açıyorum.

Burada püf noktası şu: arama kutusuna müşteri adını değil, ad + tür ikilisini yazmak. Sadece "kaya" yazarsanız içinde kaya geçen yüzlerce dosya gelir. "kaya_dugun" yazdığınızda sonuç bire iner. Standart isimlendirmenin asıl kazancı burada ortaya çıkıyor.

Yıllara ve disklere bölme

Tüm iş klasörlerini tek bir dizine atmıyorum. Üst yapı şöyle:

• ARSIV / 2024 / 2024-08-17_AyseKaya-MehmetKaya_Dugun
• ARSIV / 2023 / ...

Ay klasörü açmıyorum, gerek kalmıyor; yıl içinde tarihe göre zaten sıralı diziliyor. Bir yılda kaç iş yaparsanız yapın, tek bir yıl klasörünün içinde gezmek yorucu olmuyor.

Disk dolunca yeni diske geçerken kesme noktasını hep yılbaşında yapıyorum. Yani bir yıl iki diske bölünmüyor. "2019 hangi diskteydi" sorusu, "Kaya'nın düğünü hangi diskteydi" sorusundan çok daha kolay cevaplanıyor. Disklerin üzerine etiket yapıştırıp ARSIV-01 (2014-2017) gibi yazıyorum, aynı bilgiyi bir metin dosyasında da tutuyorum.

Arşiv düzeni kurarken yedeklemeyi ayrı bir iş sanmayın; aynı klasör yapısı yedekte de birebir dursun ki bir gün asıl diskten değil yedekten açtığınızda kafanız karışmasın. Nasıl kurgulanacağını düğün fotoğrafları için 3-2-1 yedekleme yazısında adım adım anlattım.

Eski arşivi geriye dönük düzeltmek

En çok duyduğum itiraz: "Bundan sonrasını anladım da on yıllık karmaşayı ne yapacağım?" Hepsini bir hafta sonunda düzeltmeye kalkmayın, bırakırsınız. Bende işe yarayan yöntem şu sırayla oldu:

• Önce bugünden itibaren açılan her yeni işi standarda göre aç. Yeni kirlilik üretmeyi durdurun.
• Sonra son iki yılı düzeltin. En çok istek bu işlerden gelir, en hızlı geri dönüşü orada alırsınız.
• Eski yılları geriye doğru, günde yarım saat ayırarak tarayın. Klasörü açıp ilk kareye bakmak çoğu zaman tarihi ve türü anlamaya yetiyor.
• Tarihi hiç bilinmeyen klasörlerde dosyanın "değiştirilme tarihi"ne ya da fotoğrafın çekim bilgisine bakın, oradaki tarihi kullanın.
• Müşteri adı hiç bilinmiyorsa uydurmayın; 2015-00-00_Bilinmiyor_Dugun gibi yazıp içine bir not bırakın. En azından yıl ve tür üzerinden bulunur hale gelir.
• Toplu yeniden adlandırma araçlarına temkinli yaklaşın. Bir yıl klasöründe deneyip sonucu gördükten sonra devam edin, yedeksiz asla.

Bu işi bitirdiğimde fark ettiğim şey şuydu: asıl kazanç eski işi bulmak değil, telefonda "bir bakayım, sizi arayayım" demeyi bırakmaktı. Karşınızdakine konuşurken "buldum, 2019 Ağustos, dış çekimden mi düğünden mi istiyorsunuz" diyebilmek ayrı bir güven veriyor.

Klasör adına yazmayacaklarınız

Birkaç şeyi klasör adına koymamayı öğrendim. "son", "yeni", "düzeltme2" gibi kelimeler bir hafta sonra anlamsızlaşıyor. Fiyat, kapora durumu, telefon numarası gibi bilgiler de klasör adında olmamalı; bunlar müşteri kaydının işi ve KVKK açısından da diskte ortalıkta dolaşmaları hoş değil. Klasör adı üç şeyi söylesin, fazlasını söylemesin: ne zaman, kim, ne.

Özetle

• Tek bir kalıba bağlı kalın: YYYY-AA-GG_MusteriAdi_CekimTuru. Tarih başta ve yıl-ay-gün sırasıyla olsun ki kronolojik sıralansın.
• Çekim türü kelimelerini kısa ve sabit bir listeden seçin; aynı şeyi iki farklı yazmak aramayı öldürür.
• Klasörün içini numaralı beş sabit alt klasörle kurun, her işte aynı olsun; kökte kısa bir bilgi notu bırakın.
• Yıl bazlı üst klasör ve yılbaşında bölünen etiketli diskler kullanın; yedek de aynı yapıyı birebir taşısın.
• Eski arşivi yeni işleri standarda alarak, son iki yıldan geriye doğru günde yarım saatle düzeltin.