Fotoğrafçı sözleşmesi, kapora ve KVKK izni nasıl yazılır

Fotoğrafçılıkta işlerin çoğu iyi niyetle başlar, sorun çıktığında ise herkes kendi hatırladığını anlatır. Yirmi yıldır stüdyo işletiyorum ve şunu net söyleyebilirim: yaşadığım her anlaşmazlığın kökeninde konuşulmuş ama yazılmamış bir madde vardı. Bu yazıda sözleşmeye mutlaka girmesi gereken başlıkları, kaporanın nasıl tanımlanacağını, iptal ve erteleme koşullarının nasıl yazılacağını ve KVKK kapsamında müşteriden alacağınız açık rıza metninin hangi maddeleri içermesi gerektiğini örnekleriyle anlatıyorum. Hukuki metinlerin son halini bir avukata okutmanızı ayrıca öneririm; buradakiler sahadan çıkmış bir çerçevedir.

Sözleşmesiz çalışmanın bedeli neye benziyor

Stüdyolarda en sık çıkan üç anlaşmazlık şu: "Ben o fiyata şu kadar fotoğraf anlaşmıştım", "Düğünü erteledik, kaporam duruyor değil mi" ve "Benim fotoğrafımı vitrine kim astı". Üçü de tek bir A4'lük metinle önlenebilecek şeyler. Sözleşme müşteriye güvenmediğinizi göstermez; aksine işini ciddiye alan bir stüdyonun ilk sinyalidir. Samsun'da nişan görüşmesine gelen çiftlerin bir kısmı sözleşme masaya konduğunda rahatlıyor, çünkü daha önce sözlü anlaşıp mağdur olmuş bir arkadaşları oluyor mutlaka.

Sözleşme uzun olmak zorunda değil. Ama belirsiz olmamalı. "Yeterli sayıda fotoğraf teslim edilir" cümlesi sözleşme değil, temennidir.

Sözleşmede mutlaka bulunması gereken maddeler

Kendi matbu formumda şu başlıklar var; siz de kendi iş akışınıza göre uyarlayabilirsiniz:

• Tarafların kimlik ve iletişim bilgileri: ad soyad, T.C. kimlik numarası, adres, cep telefonu, e-posta. Faturayı kim adına keseceğinizi de burada belirleyin.
• Hizmetin tarihi, saati ve yeri: "Gelin evi 13.00, salon 19.00, Atakum" gibi. Birden fazla mekân varsa hepsi ayrı satır.
• Çekim süresi: kaçıncı saatte başlayıp ne zaman biteceği. Sınır yoksa "gelin çıkışına kadar" gibi bir bitiş tanımı yazın.
• Ekipte kaç kişi olacağı: bir fotoğrafçı mı, fotoğraf+video mu, ikinci kamera var mı.
• Teslim kapsamı: kaç adet işlenmiş kare, albüm ölçüsü ve sayfa sayısı, kaç dakikalık klip, ham dosya verilip verilmeyeceği.
• Toplam bedel, kapora tutarı, ara ödeme ve bakiyenin ne zaman ödeneceği.
• Teslim süresi ve gecikme halinde ne olacağı.
• İptal, erteleme ve mücbir sebep hükümleri.
• Kullanım hakkı ve tanıtım izni.
• KVKK aydınlatma ve açık rıza bölümü.
• İki nüsha imza, tarih.

Fiyat kalemlerini nasıl oluşturduğunuzdan emin değilseniz, sözleşmeyi yazmadan önce maliyet tarafını netleştirmekte fayda var; bu konuyu düğün fotoğrafçılığı fiyatlandırması yazısında ayrıntılı anlattım.

Kapora mı, cayma parası mı? Farkı yazın

En çok karıştırılan yer burası. Halk arasında "kapora" denen şey hukuken farklı anlamlara gelebiliyor: ödemenin bir kısmı olarak alınan peşinat başka, sözleşmeden dönme hakkı karşılığında verilen cayma parası başka bir şeydir. Sözleşmede hangisini kastettiğinizi açıkça yazmazsanız, tartışma çıktığında yorum müşterinin lehine döner.

Benim kullandığım mantık şu: alınan tutar toplam bedelin peşinatıdır, tarih bloke edildiği için iade edilmez, ancak iş gerçekleştiğinde toplam bedelden düşülür. Bunu tek cümlede yazıyorum ve müşteriye yüksek sesle okuyorum. Okumak önemli; imzalatılmış ama anlatılmamış madde, ihtilafta sizi tam olarak korumaz.

Kapora oranı için piyasada tek bir standart yok. Ben şu ölçüyü kullanıyorum: tarihi bloke ederken aldığım tutar, o tarih boşa çıktığında karşılayacağım zararın makul bir karşılığı olmalı. Düğün sezonunda bir cumartesiyi kapattığınızda o günü ikinci kez satamazsınız; kapora bunun içindir. Aynı mantıkla vesikalık gibi anlık işlerde kapora almam, çünkü blokaj yoktur.

İptal ve erteleme: takvim mantığıyla yazın

İptal maddesini "kapora yanar" diye tek satırla geçmeyin. Tarihe kalan süreye göre kademelendirin; hem adil olur hem savunulabilir. Örnek bir kurgu:

• Çekim tarihine 90 günden fazla süre varken iptal: kapora iade edilmez, başka bir ödeme talep edilmez.
• 90 ile 30 gün arası iptal: kapora iade edilmez, ayrıca bedelin belli bir oranı hizmet hazırlık bedeli olarak talep edilir.
• Son 30 gün içinde iptal: bedelin tamamına yakını talep edilir, çünkü o tarih artık satılamaz.

Oranları kendi işinize göre siz belirleyin; önemli olan sözleşmede sayı olarak yazılı olması. Erteleme ise iptalden ayrı düzenlenmeli. Ben "bir kereye mahsus, yeni tarihin müsait olması şartıyla, ek ücret alınmaksızın erteleme" hakkı tanıyorum; ikinci ertelemeyi iptal sayıyorum. Yeni tarih benim takvimimde doluysa ne olacağını da yazın: alternatif bir ekip önerisi mi, tutarın bir kısmının iadesi mi?

Mücbir sebep maddesi de artık zorunlu. Deprem, sel, salgın, resmi yasak gibi tarafların iradesi dışındaki durumlarda ne olacağını ayrıca tanımlayın. Benim metnimde bu hallerde iş iptal sayılmaz, tarih ötelenir ve ödenen tutar yeni tarihe aktarılır.

Teslim süresi ve teslim kapsamı

Teslim süresini gün olarak yazın ve saymaya nereden başladığınızı belirtin. "Çekim tarihinden itibaren X iş günü içinde seçmelik galeri teslim edilir, müşterinin seçim yapmasından itibaren Y iş günü içinde albüm baskıya gönderilir" gibi iki aşamalı yazmak çok işe yarıyor. Çünkü gecikmelerin büyük kısmı bizim değil, seçim yapmayan müşterinin kaynaklı oluyor. Müşteri seçimi geciktirirse sürenin duracağını açıkça belirtin.

Teslim kapsamında şunları netleştirin: işlenmiş kare sayısı, rötuş düzeyi (genel ton ve cilt düzeltmesi mi, ayrıntılı rötuş mu, ayrıntılı rötuş ek ücretli mi), ham dosyaların verilip verilmeyeceği, dosyaların ne kadar süre arşivde tutulacağı. Ben arşiv süresini yazıyorum ve "bu sürenin sonunda dosyalar silinebilir" diyorum; aksi halde beş yıl sonra gelen "bir kopyası duruyordu değil mi" telefonuna karşı elinizde hiçbir şey olmaz. Hangi işin hangi aşamada olduğunu takip etmekte zorlanıyorsanız, rezervasyondan albüm teslimine iş takibi yazısında kurduğum düzeni anlattım; ben bu akışı Stüdyo Albüm içinde tutuyorum, sözleşmedeki teslim tarihi ile programdaki tarih aynı olduğu sürece kimse arada kaybolmuyor.

Kullanım hakkı: fotoğrafın sahibi kim

Eser sahipliği fotoğrafçıda kalır, müşteri ise kişisel kullanım hakkı alır. Bunu sözleşmede yazmazsanız tartışma çıkıyor. Benim metnimde üç ayrı izin var ve her birinin yanında ayrı bir kutucuk bulunuyor:

• Müşterinin fotoğrafları kişisel olarak, sosyal medya dahil paylaşabilmesi. Burada stüdyo adının etiketlenmesini rica ediyorum, şart koşmuyorum.
• Stüdyonun fotoğrafları tanıtım amacıyla kullanabilmesi: internet sitesi, sosyal medya hesapları, vitrin ve katalog. Hangi mecralar olduğunu tek tek saymak lazım, "tanıtım amaçlı kullanılabilir" fazla muğlak.
• Fotoğrafların üçüncü kişilere satılamayacağı, yarışma ve reklam gibi ticari kullanımlarda ayrıca yazılı izin alınacağı.

Çok önemli bir ayrıntı: tanıtım izni her zaman ayrı kutucuk olmalı ve boş bırakılabilmeli. Müşteri "fotoğraflarım hiçbir yerde yayınlanmasın" diyebilir; bu hakkı vermeyen bir sözleşme sizi korumaz, aksine riske sokar. İzin vermeyen çiftlerin kaydını ayrı bir liste halinde tutuyorum, sosyal medya paylaşımı yapmadan önce o listeye bakıyorum.

KVKK açık rıza metni hangi maddeleri içermeli

Fotoğraf, kişiyi belirlenebilir kıldığı için kişisel veridir. 6698 sayılı Kanun kapsamında stüdyo veri sorumlusudur. Yapmanız gereken iki ayrı şey var ve bunlar karıştırılmamalı: aydınlatma yükümlülüğü ile açık rıza. Aydınlatma, "verinizi kim, niçin, ne kadar süre işliyor" sorusunun cevabıdır ve rızadan bağımsız olarak yerine getirilir. Açık rıza ise belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle verilmiş onaydır.

Metinde şunların bulunmasını sağlıyorum:

• Veri sorumlusunun kimliği: stüdyonun ticari unvanı, adresi, iletişim bilgisi.
• İşlenen veri türleri: ad soyad, iletişim bilgisi, görüntü ve ses kaydı, ödeme bilgisi.
• İşleme amaçları: sözleşmenin kurulması ve ifası, baskı ve albüm üretimi, faturalandırma, iletişim.
• Aktarım yapılan taraflar: baskı laboratuvarı, albüm imalatçısı, muhasebeci, kargo firması gibi. "Gerekli görülen kişiler" demeyin, kategori olarak sayın.
• Saklama süresi ve sürenin sonunda ne yapılacağı.
• İlgili kişinin hakları ve bu hakları hangi kanaldan kullanacağı: başvurunun yapılacağı adres ve e-posta.
• Ayrı ve işaretlenebilir bir tanıtım rızası: "Fotoğraflarımın stüdyonun internet sitesinde ve sosyal medya hesaplarında tanıtım amacıyla yayınlanmasına rıza gösteriyorum." Yanında Evet/Hayır kutusu.
• Rızanın her zaman geri alınabileceği ve geri alma talebinin geleceğe etkili olacağı bilgisi. Basılmış albüm ya da daha önce paylaşılmış içerik için geriye dönük imkânsızlıkları da dürüstçe yazın.

İki noktaya özellikle dikkat edin. Birincisi, çocuklar söz konusuysa rızayı veli verir; okul ve kurum çekimlerinde izin formunu veliden toplamadan makineye dokunmayın. İkincisi, açık rıza hizmetin şartı hâline getirilemez. Yani "tanıtım iznini vermezseniz çekim yapmam" diyemezsiniz; bu, rızayı özgür irade olmaktan çıkarır.

İmza anı, nüsha ve arşiv

Sözleşmeyi iki nüsha imzalayıp birini müşteriye veriyorum. İmzadan önce iptal, teslim süresi ve tanıtım izni maddelerini sesli okuyorum; bu üç madde ihtilafların neredeyse tamamının kaynağı. İmzalı nüshanın taramasını da dijital arşive koyuyorum, dosya adını "tarih_adsoyad_sozlesme" biçiminde yazıyorum ki iki yıl sonra tek aramayla bulabileyim.

Son bir uyarı: sözleşmeyi yılda bir kez gözden geçirin. Hizmet kapsamınız değişiyor, drone giriyor, klip süresi uzuyor, arşiv politikanız değişiyor. Eski metinle yeni işi yönetmeye çalışmak, iki numara küçük ayakkabıyla düğün gezmeye benziyor.

Özetle

• Sözleşmede tarih, saat, mekân, ekip sayısı, teslim kapsamı ve bedel sayı ve adet olarak yazılı olsun; "yeterli", "makul" gibi kelimeler ihtilaf üretir.
• Kaporanın peşinat mı cayma parası mı olduğunu açıkça tanımlayın; iptal koşullarını tarihe kalan süreye göre kademelendirin.
• Erteleme ve mücbir sebebi iptalden ayrı düzenleyin; bir kerelik erteleme hakkı hem adil hem uygulanabilir.
• Teslim süresini iki aşamalı yazın ve müşteri seçimi geciktirirse sürenin duracağını belirtin; arşiv süresini de ekleyin.
• KVKK için aydınlatma ile açık rızayı ayırın, tanıtım iznini ayrı kutucuk yapın ve rızayı hizmetin şartı hâline getirmeyin.