Stüdyo Market 
Fotoğraf stüdyosunda para üç ayrı kanaldan geliyor: gün içinde nakit vesikalık tahsilatı, düğün ve dış çekim ödemeleri, bir de kurumsal müşterilerin cari hesabı.
Bu üçü ayrı defterlerde tutulduğunda ay sonunda toplam tutmuyor. Hangi işten ne kazanıldığı da belli olmuyor.
Neden ayrı defter işe yaramıyor
Gün içinde onlarca küçük tahsilat oluyor. Bunların hepsini ayrı bir deftere yazmak zaman alıyor, o yüzden çoğu zaman yazılmıyor.
Düğün ödemeleri parçalı geliyor ve aylara yayılıyor. Kapora ne zaman alındı, kalan ne kadar sorusunun cevabı ancak sözleşmeye bakılarak bulunuyor.
Kurumsal müşteri (okul, kreş, firma) genelde iş bittikten sonra ödüyor. Bu alacakların takibi yapılmazsa unutulup gidiyor.
Tek ekranda toplamak
Stüdyo Kasa stüdyonun para akışını tek ekranda topluyor: kasa, firma cari hesabı ve gelir-gider.
En önemli özelliği şu: Studio Vesikalık ve Stüdyo Albüm'de yapılan tahsilatlar buraya akıyor. Yani vesikalık çekiminde kasaya işlenen tutarı ikinci kez girmek gerekmiyor.
Cari hesap neden önemli
Okul fotoğrafçılığı gibi işlerde tek seferde yüzlerce fotoğraf çekiliyor ama ödeme sonra ve toplu geliyor. Bu arada masraf yapılıyor: baskı, kâğıt, ulaşım.
Cari hesap tutulduğunda hangi firmadan ne kadar alacağınız ve ne kadar tahsil ettiğiniz net görünüyor. Alacak takibi hatırlamaya değil kayda dayanıyor.
Telefondan bakabilmek
Stüdyoda değilken kasaya bakmak gerekebiliyor. Program masaüstünde açıkken aynı ağdaki telefon veya tabletten tarayıcıyla bağlanabiliyorsunuz.
Ekran telefona uyumlu ve veriler aynı; iki ayrı kopya tutulmuyor.
Denemek isterseniz
Stüdyo Kasa'yı Stüdyo Market üzerinden indirip 15 gün ücretsiz deneyebilirsiniz.
Hatırlatmalar: tahsilatın unutulduğu yer
Alacak takibinin en zayıf halkası hatırlamak. "Önümüzdeki hafta ararım" diye düşünülen bir tahsilat, sezon yoğunluğunda üç ay sonra hatırlanıyor.
Tarihli not bırakabilmek bu yüzden kasa kaydının doğal bir parçası. Kalan bakiyesi olan bir müşteriye hangi tarihte döneceğinizi kaydettiğinizde, takip hafızaya değil listeye bağlanıyor.
Aynı şey giderler için de geçerli: kira, matbaa ödemesi, kâğıt siparişi. Düzenli giderleri hatırlatmaya bağladığınızda ay sonu sürpriz olmuyor.
Telefondan bakabilmek neden fark yaratıyor
Stüdyoda gün boyu masa başında oturulmuyor. Çekimdesiniz, tezgâhtasınız, matbaadasınız. Kaydı ancak akşam bilgisayara oturduğunuzda girecekseniz çoğu kayıt hiç girilmiyor.
Program masaüstünde açıkken aynı ağdaki telefon veya tabletten tarayıcıyla bağlanabilmek bu boşluğu kapatıyor. Veriler aynı; masaüstünden de telefondan da girilebiliyor. Tahsilatı aldığınız anda, ayakta, iki dokunuşla kaydediyorsunuz.
Buradaki ayrıntı şu: bu bir bulut hizmeti değil, aynı ağ üzerinden bağlantı. Yani veri stüdyonun dışına çıkmıyor, ayrıca abonelik de gerektirmiyor.
Ay sonu kapanış nasıl kolaylaşıyor
Ay sonunda cevabını istediğiniz sorular hep aynı: bu ay ne kazandım, ne harcadım, kimden ne alacağım var?
Kayıtlar tek yerdeyse bu üç sorunun cevabı hazır bekliyor. Dağınıksa ay sonu bir gün sürüyor ve sonuç yine tam tutmuyor — çünkü nakit tahsilatların bir kısmı hiç yazılmamış oluyor.
İşin sırrı ay sonunda çok çalışmak değil, gün içinde kayıt yükünü sıfıra yakın tutmak. Vesikalık ve albüm tarafındaki tahsilatların kasaya kendiliğinden akması tam olarak bunu sağlıyor: aynı tutarı ikinci kez girmiyorsunuz.
Nakit akışını görmek, kâr etmekten ayrı bir iştir
Kârlı bir stüdyo bile nakit sıkışıklığına düşebilir. Okul işini yaptınız, masrafı yaptınız, tahsilat iki ay sonra gelecek. Defter kârlı görünüyor ama kasa boş.
Cari hesap tutmanın asıl faydası burada: kâr rakamının yanında "elimde ne var, ne zaman ne girecek" sorusunun da cevabı oluyor. Yeni bir ekipman alımını ya da bir personel kararını bu bilgiyle vermek, tahminle vermekten çok farklı.
Kayıt tutmanın fiyatlamaya etkisi
Fiyat belirlerken en çok yapılan hata, sabit giderleri hesaba katmamak. Kira, elektrik, yazılım, ekipman amortismanı bir çekimin maliyetine yansımadığında iş kârlı görünüyor ama yıl sonunda para kalmıyor.
Gelir-gider kaydı düzenli tutulduğunda aylık sabit giderinizin gerçek rakamını biliyorsunuz. O rakamı ayda çektiğiniz iş sayısına böldüğünüzde, bir işin size kaç liraya mal olduğu çıkıyor. Fiyat bunun üstüne konuyor.
Kayıt olmadan bu hesap tahmine dayanıyor; tahmin de genelde olduğundan düşük çıkıyor. Paket fiyatını adım adım nasıl hesapladığımı düğün fotoğrafçılığı fiyatlandırması yazısında anlattım.
Hangi işten ne kazanıldığını ayırmak
Vesikalık, düğün ve kurumsal iş aynı kasaya giriyor ama kârlılıkları çok farklı. Kategori ayrımı yapmadan bakınca ay sonunda toplam bir rakam görüyorsunuz ve hangi işin sizi taşıdığını bilmiyorsunuz.
Kayıtları kategoriyle tuttuğunuzda şu sorulara cevap çıkıyor: düğün sezonunda vesikalık geliri ne oluyor, okul işi masrafı çıkarınca gerçekten kazandırıyor mu, hangi ay hangi işe ağırlık vermeli.
Bu, fiyat artırma kararını da kolaylaştırıyor: hangi hizmette ne kadar alan olduğunu rakamla görüyorsunuz.
Özetle
- Stüdyoda para üç kanaldan gelir: nakit vesikalık, parçalı düğün ödemeleri, kurumsal cari.
- Üçü ayrı defterdeyse ay sonu tutmaz; asıl kayıp, hiç yazılmayan küçük nakit tahsilatlardır.
- Alacak takibi hatırlamaya değil tarihli hatırlatmaya bağlanmalı.
- Telefondan kayıt girebilmek, kaydın gün içinde yapılmasını sağlar — akşama kalan kayıt genelde hiç yapılmaz.
- Kâr ile nakit farklı şeylerdir; cari hesap ikincisini görünür kılar.